Agent vocal pour clinique dentaire
Un agent qui répond pendant que vous êtes les mains dans la bouche d’un patient
En dentisterie, la réception est occupée exactement quand le téléphone sonne le plus : le matin et en fin d’après-midi. L’agent prend l’appel, place le rendez-vous dans votre agenda et vous laisse travailler.
Trois moments où le téléphone sonne dans le vide
- Il est 8 h 10, la salle d’attente se remplit et trois personnes appellent en même temps pour un nettoyage.
- Une rage de dents un vendredi 16 h 50 : la personne veut savoir si elle peut être vue aujourd’hui, pas laisser un message.
- Un patient veut déplacer son rendez-vous et vérifier si son hygiéniste est libre la semaine suivante.
Le vocabulaire de votre métier
La transcription est réglée pour le français du Québec et reconnaît les mots que vos patients emploient au téléphone, par exemple :
- nettoyage
- détartrage
- obturation
- couronne
- hygiéniste dentaire
Pourquoi une clinique dentaire
- La réception d’une clinique dentaire fait tout en même temps : le comptoir, les paiements, les réclamations d’assurance, les dossiers — et le téléphone, qui sonne par-dessus.
- Les appels arrivent en vagues : à l’ouverture, sur l’heure du dîner et en fin d’après-midi, exactement quand l’équipe est le moins disponible pour décrocher.
- Un patient qui magasine un nettoyage appelle deux ou trois cliniques et réserve avec la première qui répond.
- Une rage de dents n’attend pas un retour d’appel le lendemain : la personne veut savoir tout de suite si elle peut être vue.
- Chaque service a sa durée — nettoyage, examen, obturation, urgence — et c’est vous qui la fixez dans votre agenda. L’agent réserve à partir de ce que vous avez défini ; il n’invente ni service ni durée.
- Le rappel de nettoyage aux six mois, c’est un appel de plus, souvent passé entre deux rendez-vous. L’agent le prend et place le patient sans que personne quitte le fauteuil.
Le contexte au Québec
Ordres professionnels et logiciels courants
Les dentistes du Québec relèvent de l’Ordre des dentistes du Québec, dont la mission est de « protéger le public en assurant une médecine dentaire de qualité, en favorisant l’accès aux soins buccodentaires et en faisant la promotion de l’importance de la santé buccodentaire pour la santé globale ». Les hygiénistes dentaires relèvent de l’Ordre des hygiénistes dentaires du Québec. Côté logiciels, deux noms reviennent souvent dans les cliniques dentaires québécoises : Dentitek, qui se présente comme un « logiciel de gestion dentaire complet » et annonce « 1 000+ cliniques dentaires », et Progident, éditeur de « logiciels ERP de gestion dentaire informatisée ». Allô Clinique ne se branche sur aucun des deux. L’agent travaille avec l’agenda intégré d’Allô Clinique : les rendez-vous pris au téléphone s’y inscrivent, votre équipe les voit dans le tableau de bord, et votre logiciel de gestion reste en place, tel quel. Vous n’avez pas à changer de logiciel pour commencer.
Sources : Ordre des dentistes du Québec · Ordre des hygiénistes dentaires du Québec · Dentitek · Progident.
Ce qu’on nous demande
- « Mes patients vont raccrocher au nez d’une machine. »
- Certains, peut-être. Mais la vraie comparaison n’est pas machine contre humain : c’est machine contre boîte vocale. Le patient qui appelle à 19 h pour une dent cassée a le choix entre un répondeur et une voix qui lui trouve un créneau. L’agent parle le français du Québec, passe à l’anglais dès la première phrase si la personne le fait, et ne se fait jamais passer pour une personne : si on le lui demande, il répond franchement.
- « On a déjà la prise de rendez-vous en ligne. »
- Gardez-la. Une bonne partie des patients préfère encore appeler, surtout pour une urgence, une première visite ou une question d’assurance. Les deux canaux se complètent au lieu de se concurrencer : l’agent prend ceux qui téléphonent, votre site garde ceux qui cliquent.
- « Ça marche avec Dentitek ou Progident ? »
- Non, et on ne vous dira pas le contraire : il n’existe aucune connexion entre Allô Clinique et ces logiciels. L’agent réserve dans l’agenda intégré d’Allô Clinique ; votre équipe voit chaque rendez-vous et chaque appel dans le tableau de bord, et votre logiciel de gestion reste en place. Vous n’avez rien à changer pour commencer.
- « Et les renseignements de mes patients ? »
- La base de données est au Canada. Les appels ne sont pas enregistrés : nous conservons la transcription écrite et un résumé, pas la voix. Une purge automatique tourne chaque jour, un patient peut demander l’effacement de ses renseignements, et il peut refuser les textos en répondant STOP. Une entente de sous-traitance est disponible pour votre dossier Loi 25, et les sous-traitants du traitement vocal sont nommés dans notre politique de confidentialité.
- « Mon équipe va y voir une menace. »
- En clinique dentaire, la réception est le poste le plus interrompu : elle gère le comptoir, les paiements et les réclamations d’assurance pendant que le téléphone sonne. L’agent prend la première ligne. Ce qu’il enlève, c’est l’interruption, pas le poste : les plans de traitement, les ententes de paiement et les patients mécontents restent à votre équipe, avec le contexte de l’appel déjà noté.
Prix
Deux forfaits, sans engagement de durée. Les montants ci-dessous sont ceux de la page des forfaits.
- Solo — 299 $ par mois, un numéro, 300 appels et 600 minutes inclus chaque mois. Au-delà : 0,65 $ par appel ou 0,34 $ par minute.
- Standard — 399 $ par mois pour chaque numéro, 800 appels et 1600 minutes inclus chaque mois. Au-delà : 0,55 $ par appel ou 0,29 $ par minute.
Des frais d’installation de 499 $ s’appliquent une seule fois, à la mise en service. Quand les deux dépassements s’appliquent le même mois, nous facturons le plus élevé des deux, jamais leur somme. Le détail est sur la page des forfaits.
Mise en place
- Listez vos services et la durée de chacun : nettoyage, examen, obturation, urgence. C’est ce que l’agent lit à chaque appel. Un rendez-vous occupe au moins une heure dans l’agenda ; un service plus long occupe toute sa durée.
- Inscrivez vos praticiens — dentistes et hygiénistes —, leur langue, et s’ils acceptent de nouveaux patients.
- Entrez vos heures d’ouverture et vos fermetures à venir. L’agent propose ses créneaux à l’intérieur de ces heures.
- Écrivez votre règle d’urgence dans vos consignes : transfert vers un numéro, ou rappel prioritaire. Vous pouvez la modifier quand vous voulez.
- Testez l’agent depuis le tableau de bord, puis activez le renvoi d’appel depuis votre ligne. Vous gardez votre numéro, et vous coupez le renvoi quand vous voulez.
Questions fréquentes
- L’agent comprend-il l’accent québécois ?
- Il est réglé pour le français du Québec d’abord, et il passe à l’anglais dès la première phrase si le patient s’adresse à lui en anglais. Le mieux est de l’écouter : la démonstration est sur la page d’accueil.
- Que fait l’agent devant une rage de dents ?
- Il ne pose aucun diagnostic et ne donne aucun avis clinique. Il applique votre consigne : transférer l’appel vers le numéro que vous avez indiqué, ou noter les coordonnées et le problème pour un rappel prioritaire. Si la personne décrit une urgence qui met sa vie en danger, il la dirige vers le 911.
- Est-ce que ça fonctionne avec mon logiciel de gestion dentaire ?
- L’agent ne se connecte pas à votre logiciel. Il réserve dans l’agenda intégré d’Allô Clinique, et votre équipe voit tout dans le tableau de bord. Vous gardez votre logiciel actuel tel quel.
- Qu’est-ce que je dois préparer ?
- La liste de vos services et la durée de chacun, le nom de vos dentistes et de vos hygiénistes, vos heures d’ouverture et le numéro où transférer les urgences. Tout se saisit depuis le tableau de bord, sans rien installer, et vous pouvez tester l’agent à tout moment pendant la configuration.
- Le patient reçoit-il un rappel avant son nettoyage ?
- Oui. Il reçoit un texto de confirmation au moment de la réservation, puis un rappel avant la date. S’il répond STOP, plus aucun texto ne lui est envoyé.
- Est-ce que je garde mon numéro de téléphone ?
- Oui. Vous recevez un nouveau numéro et vous faites sonner votre ligne actuelle dessus par renvoi d’appel. Vous gardez votre numéro, et vous coupez le renvoi quand vous voulez.
- Mes patients sauront-ils qu’ils parlent à une machine ?
- Oui, et c’est voulu. L’agent ne se fait jamais passer pour une personne : si on le lui demande, il répond franchement.
Le même agent, configuré pour vous
Il n’y a pas un agent différent par profession. C’est le même agent, à qui l’on donne vos services, vos praticiens, vos heures d’ouverture et vos fermetures. C’est ce qui fait qu’il parle de votre clinique dentaire et pas d’une autre.
Pour aller plus loin : notre article complet sur les cliniques dentaires, comment ça marche, appel par appel et nos comparatifs.